Confidentialité

Qui contrôle ces informations

Le comité de la Parade du père Noël du Grand Sudbury — un comité ad hoc de bénévoles, soutenu par la Ville du Grand Sudbury et Downtown Sudbury BIA. Ce n'est pas une organisation incorporée et il n'y a pas d'entité juridique derrière elle.

Il n'y a pas d'entreprise à qui écrire et pas de siège social enregistré. Tout ce qui suit est ce que le comité s'engage à faire, et le courriel est la façon dont vous nous tenez à nos engagements.

Ce que nous recueillons et pourquoi

Nous ne recueillons des informations que lorsque vous nous les donnez, et seulement ce dont nous avons besoin pour faire ce que vous avez demandé.

• Inscription des chars allégoriques — les détails de l'organisation, un nom de contact, un courriel et un numéro de portable, la description de votre inscription, le nombre de véhicules et de marcheurs, et vos attestations de conformité. Le numéro de portable existe pour que l'organisateur de la parade puisse vous envoyer un message texte le jour même.
• Inscription des bénévoles — nom, courriel, téléphone, tranche d'âge, contact d'urgence, préférence de quart de travail, taille du gilet et toute demande d'accommodement.
• Demandes de renseignements des commanditaires — organisation, coordonnées, le niveau qui vous intéresse et vos notes.
• RSVP pour la soirée de remise des prix — présence, noms des invités pour la liste d'entrée, exigences alimentaires et exigences d'accessibilité.
• Formulaire de contact — votre nom, courriel, sujet et message.
• Analyses — statistiques anonymes au niveau de la page, afin que nous sachions si la page du jour de la parade tient le coup sous la charge. Pas de traqueurs publicitaires, pas de profils, pas de données vendues ou partagées.

Informations sur l'hébergement et l'accessibilité

Si vous nous informez d'une adaptation dont vous avez besoin — en tant que bénévole, ou dans un RSVP pour une remise de prix — cette information est utilisée uniquement pour l'organiser. Elle est visible par le coordonnateur des bénévoles et les membres du comité organisant l'événement, et par personne d'autre. Elle n'est jamais utilisée dans une décision d'acceptation, et elle est supprimée avec le reste de votre dossier.

Informations sur les jeunes

Les bénévoles de 14 et 15 ans peuvent être bénévoles de parcours avec un parent ou un tuteur sur le même quart de travail, de sorte que le formulaire de bénévolat peut recueillir les détails d'un mineur. Dans ce cas, nous exigeons la confirmation du tuteur sur le même formulaire, et nous conservons le dossier selon les mêmes règles de rétention que pour tous les autres. Nous ne contactons pas un bénévole de moins de 16 ans sans son tuteur dans le message.

Paiements

Les paiements d'inscription des chars allégoriques sont traités par Stripe. Les numéros de carte sont saisis sur la propre page de paiement de Stripe et ne touchent jamais les systèmes de la parade. Nous transmettons à Stripe le nom de votre participation et votre adresse courriel, afin qu'il puisse vous envoyer votre reçu. Stripe est une entreprise distincte qui traite les paiements en dehors du Canada, selon sa propre politique de confidentialité. Nous conservons le montant, la date, si cela a réussi et la référence de Stripe — c'est tout ce que nous voyons.

Où vos informations sont conservées

Le site fonctionne sur Google Firebase. Notre base de données, les fichiers téléchargés et les fonctions du serveur sont tous configurés pour une région canadienne, de sorte que les dossiers d'inscription, les dossiers des bénévoles et les photographies sont conservés au Canada. Les courriels envoyés par le site — avis au comité, et la copie que vous recevez après vous être inscrit ou enregistré — passent par Amazon Simple Email Service, configuré pour sa région Canada (Centre) à Montréal.

Une exception. Firebase Authentication — le service qui détient les dossiers de connexion des membres du comité et des utilisateurs du tableau de bord — fonctionne uniquement à partir de centres de données situés aux États-Unis et ne peut pas être déplacé vers une région canadienne. Les dossiers de compte se trouvent donc aux États-Unis, tandis que tous les autres dossiers que nous détenons sont au Canada. (Les paiements quittent également le Canada — voir Stripe, ci-dessus — et, seulement si vous l'autorisez, les analyses décrites ci-dessous.) Si vous avez enregistré un char allégorique, fait du bénévolat ou nous avez envoyé un message, mais que vous n'avez jamais eu de compte de connexion, aucune de vos informations ne se trouve dans ce service américain.

Combien de temps nous les conservons

• Inscriptions des chars et dossiers des bénévoles — trois années de parade, car les capitaines et les bénévoles de parcours qui reviennent sont la façon dont la parade est réellement dotée en personnel. Après cela, supprimés.
• Dossiers de paiement — sept ans, ce que les règles fiscales exigent.
• Messages du formulaire de contact — un an.
• Notes d'aménagement — supprimées avec le dossier auquel elles appartiennent, ou plus tôt sur demande.
• Analyses — 14 mois, anonymes tout au long.

Photographies de vous

La parade est un événement public, et elle est filmée et photographiée. Si vous apparaissez dans un cliché que nous publions et que vous préférez ne pas y figurer, dites-le-nous et nous le retirerons — aucune explication n'est nécessaire. On demande séparément aux bénévoles s'ils acceptent d'apparaître sur les photos, et un refus n'affecte en rien leur quart de travail.

Témoins et analyses

Nous ne déposons pas de témoins publicitaires. Si vous autorisez les analyses, Google Analytics dépose des témoins qui comptent les visites et nous montrent les pages que les gens utilisent, et Google traite ces données à l'extérieur du Canada. Le site stocke également deux choses sur votre appareil sans demander : votre choix d'analyse, et un formulaire d'inscription de char allégorique ou de bénévole à moitié rempli, afin que vous puissiez fermer l'onglet et y revenir. Aucun ne nous parvient à moins que vous ne soumettiez le formulaire.

Les analyses peuvent être désactivées à partir de la bannière lors de votre première visite, ou à tout moment à partir du lien dans le pied de page. La désactivation ne change rien au fonctionnement du site pour vous.

Demander vos renseignements, ou leur suppression

Demandez-nous et nous vous dirons exactement ce que nous détenons à votre sujet, ou nous le supprimerons. Envoyez un courriel à info@sudburysantaclausparade.com ou utilisez le formulaire de contact. Nous visons à répondre dans les 30 jours, et généralement beaucoup plus tôt — nous ne sommes pas nombreux et la liste n'est pas longue.

Une limite à connaître : si vous avez payé pour l'inscription d'un char, nous ne pouvons pas supprimer le dossier de paiement avant la fin des sept ans. Tout le reste peut être supprimé.